Sie können als unregistrierter Benutzer das System zu Informations- und
Recherchezwecken verwenden. Die meisten Funktionen sind über das Menü zugänglich.
Die Nachweise einer Spezies können gefunden werden, indem Sie auf der
Startseite die Spezies auswählen oder nach dem (wissenschaftlichen)
Namen suchen. Auf diesen Seiten sind auch die weiteren Spezies der Gattung verlinkt.
Über das Druckersymbol auf den Speziesseiten steht eine Druckfunktion zur Verfügung. Mit
dieser lassen sich die Nachweiskarten als großformatige Grafiken erstellen, die dann
in eigenen Publikationen und auf Postern o. ä. verwendet werden können.
Über das Menü können die im System vorhandenen Familien, Nachweisquellen und Fundorte
aufgelistet und gesucht werden.
Ebenso können Spezieslisten nach verschiedenen Auswahlkriterien erstellt werden.
Es stehen diverse speziesübergreifende Statistiken zur Verfügung.
Einschränkungen
Die folgenden Einschränkungen gelten für unregistrierte Benutzer:
Es können keine neuen Daten eingegeben werden oder vorhandene verändert werden.
Es sind evtl. nicht alle im System vorhandenen Nachweise sichtbar.
Beim Export werden nicht alle Datenfelder exportiert.
Um neue Daten eingeben zu können, gibt es zwei Wege:
Sie können sich im System registrieren und dann neue Nachweise eingeben. Dies wird
vor allem dann empfohlen, wenn Sie eine größere Anzahl oder regelmäßig Nachweise melden wollen.
Sie können eine Nachricht an die Redaktion senden, mit ausreichend Zusatzinformationen. Die
Redaktion wird dann den Nachweis eintragen. Dies wird dann empfohlen, wenn es sich um einzelne
oder gelegentliche Nachweise handelt.
Neue Nachweise können auf der Seite einer Nachweisquelle oder der Seite eines Fundortes
eingegeben werden. Es muss dann jeweils das andere Element ausgewählt werden.
Es sollte jeweils der Speziesname ausgewählt werden, unter dem der Fund bestimmt wurde oder
der Nachweis publiziert wurde, auch wenn das momentan nicht der gültige Name ist. Dies
ermöglicht die korrekte Zuordnung des Nachweises, falls sich später die Synonymitäten
ändern (insbesondere, rückgängig gemacht werden).
Es sollten so viele und so genaue Details wie möglich angegeben werden.
Es können Nachweise auch für bereits bestehende und von anderen Benutzern angelegte Orte eingetragen werden.
Es wird jedoch empfohlen, jeweils eigene Orte anzulegen.
Eigene Nachweise können verändert oder (provisorisch) gelöscht werden.
Nachweise können einzeln mit dem Symbol verändert werden. Ein neuer
Nachweis, basierend auf einem existierenden Nachweis, kann mit dem Symbol
eingegeben werden. Dabei muss mindestens eines der Datenfelder verändert werden, damit kein
echtes Duplikat entsteht (s. unten).
Eine größere Anzahl von Nachweisen kann verändert werden, indem Sie die betroffenen Nachweise
auswählen und die Veränderung mit dem Formular unter der Liste vornehmen.
Für das Eintragen einer großen Anzahl von Nachweisen und Orten stehen Import-Funktionen zur Verfügung.
Bei gesendeten Mitteilungen an die Redaktion kann deren Bearbeitungsstatus
im Dashboard eingesehen werden. Bei Statusänderungen sendet das System auch eine EMail-Benachrichtigung,
sofern dies in den Benutzereinstellungen nicht deaktiviert wurde.
Einschränkungen
Die folgenden Einschränkungen gelten für registrierte Benutzer:
Es können keine Nachweise für Quellen eingetragen werden, die nicht dem Benutzerkonto zugeordnet
sind. Die Zuordnung wird durch die Redaktion festgelegt. Bei Änderungen bitte eine Mitteilung
an die Redaktion schicken.
Neue Nachweise sind zunächst nicht für die Allgemeinheit sichtbar. Sie werden
erst durch eine Redaktion geprüft und freigeschaltet. Der Status von neuen Nachweisen ist im Dashboard
sichtbar.
Es können nur Nachweise und Orte bearbeitet werden, die man selbst angelegt hat oder die
durch die Redaktion einem selbst zugeordnet sind.
Nachweise werden nur provisorisch gelöscht. Sie sind dann zunächst nur unsichtbar für
die Allgemeinheit. Die Redaktion prüft die Löschung und löscht die Nachweise dann endgültig. Angemeldete
Benutzer können jedoch eine (provisorische) Löschung selbst zurücknehmen.
Es können keine neuen Nachweisquellen angelegt werden.
Es sind evtl. nicht alle im System vorhandenen Nachweise sichtbar.
Beim Export werden nicht alle Datenfelder exportiert.
Nachweisdaten
Nachweise dürfen keine Duplikate sein. Die Kombination der folgenden
Datenfelder sollte eindeutig sein:
Spezies(name)
Quelle
Ort
Datum
Reife
Geschlecht
Biotoptyp
Sammelmethode
Bestimmungsmerkmal
leg., det., vid., coll.
Situation
Kommentare
Das System erlaubt es zwar, mehrere Nachweise mit der gleichen Kombination der
obigen Datenfelder einzugeben. Solche Nachweise werden jedoch in unregelmäßigen
Abständen de-dupliziert, d. h. sie werden zusammengefasst und die Anzahlen
addiert.
Der Reifezustand muss mit dem Nachweisdatum zusammenpassen. Wenn Sie z. B.
ein Individuum unreif sammeln, bis zur Reife großziehen und dann bestimmen,
dann sollte das Nachweisdatum das Sammeldatum sein, und der Reifegrad „unreif”.
Sie sollten das Datum der Reifehäutung im Kommentar eintragen, um zu dokumentieren,
dass die Bestimmung auf dem reifen Tier basiert.
Wenn das genaue Sammeldatum bekannt ist, lassen Sie das zweite Datumsfeld leer.
Wenn das Datum nicht genau bekannt ist, tragen Sie den Datumsbereich ein
(z.B. Datum der Fallenstellung, und Datum der Fallenleerung). Wenn das Datum noch
ungenauer bekannt ist, verwenden Sie den möglichen Datumsbereich (z. B. erster und
letzter Tag eines Monats).
Sie können mit dem Knopf für einzelne Nachweise
Bilder hochladen. Diese Bilder können der Redaktion helfen, die Bestimmung
zu verifizieren.
Lesezeichen
Als registrierter Benutzer hat man die Möglichkeit, Orte, Spezies, Familien, Quellen und Biotoptypen mit einem Lesezeichen
zu markieren. Dies geschieht durch einen Klick auf das Symbol . Ein gesetztes Lesezeichen
wird als dargestellt. Alle gesetzten Lesezeichen
werden im Dashboard aufgelistet.
Wenn ein Ort, eine Spezies, Familie, Quelle oder Biotoptyp in einem Formular ausgewählt werden muss, dann kann
dies über den Knopf erledigt werden. Es ist
dann eine Auswahl aus den eigenen Lesezeichen möglich anstatt aus der langen Liste aller Möglichkeiten.
Dies ermöglicht einen schnellen Zugriff auf häufig verwendete Elemente.
In den Benutzereinstellungen kann eingestellt werden, dass für selbst angelegte Elemente automatisch
auch ein Lesezeichen auf diese Elemente gesetzt wird.
Hilfe für Redakteure
Als Redakteur sind vor allem die Einschränkungen für registrierte Benutzer aufgehoben. Zusätzlich
stehen erweiterte Funktionen zur Verfügung.
Man kann Nachweise für fremde Quellen und eigene Quellen eintragen.
Man kann neue Quellen anlegen und bestehende Quellen bearbeiten. Insbesondere kann man Quellen auch einem
anderen Benutzer zuweisen.
Man kann eigene und fremde Nachweise bearbeiten. Insbesondere kann man Nachweise auch
anderen Benutzern zuordnen. Dies ist vor allem für Alt-Nachweise hilfreich, die i.d.R. nicht
einem bestimmten Benutzer zugeordnet sind.
Auch das Importieren von Nachweisen für fremde Quellen ist möglich. Das
erleichtert das Einarbeiten von Nachweisen aus der Literatur oder aus anderen
Datenbanken.
Von Redakteuren eingetragene Nachweise sind sofort für die Allgemeinheit sichtbar.
Nicht geprüfte Nachweise sind für Redakteure sichtbar.
Provisorisch gelöschte Nachweise werden im Dashboard angezeigt. Sie können dort (oder auch
direkt auf den Quellen- und Ortsseiten) endgültig gelöscht werden. Längere Zeit als gelöscht markierte
Nachweise werden außerdem vom System automatisch endgültig gelöscht.
Redaktionssystem
Neue Nachweise von registrierten Benutzern sind zunächst nicht für die Allgemeinheit
sichtbar. Sie sollen zuerst von der Redaktion auf Plausibilität geprüft werden.
Wenn ein Benutzer neue Nachweise eingibt, dann werden diese anhand der Ordnung und
dem Land und der Region des Fundortes einem Redakteur zur Prüfung zugewiesen. Diese
Zuordnung wird durch den Administrator konfiguriert und geschieht dann automatisch.
Die Redakteure werden per EMail benachrichtigt, sofern dies in deren Benutzereinstellungen
nicht deaktiviert wurde.
Zugeordnete, ungeprüfte Nachweise sind im Dashboard aufgelistet. Sie können dort oder direkt auf den
Quellen- und Ortsseiten als „plausibel” oder „nicht plausibel” markiert werden. Bei Rückfragen
kann eine EMail an den meldenden Benutzer gesendet werden.
Mit den Symbolen können die hochgeladenen Bilder
zu den Nachweisen betrachtet werden.
Alternativ können ungeprüfte Nachweise auch einem anderen Redakteur oder allen Redakteuren zugewiesen
werden.
Mitteilungen
Benutzer können auch eine Mitteilung an die Redaktion senden. Diese Mitteilungen können
von allen Redakteuren gelesen werden (s. Menü).
Wenn ein Redakteur eine Mitteilung bearbeiten will, dann startet er die Bearbeitung
mit dem Button . Die Bearbeitung
kann dann von anderen Redakteuren nicht gestartet werden, und man sieht, dass die Mitteilung
bereits in Bearbeitung ist. Dies vermeidet Doppelbearbeitungen.
Mit dem Button kann die Bearbeitung aufgegeben und
an die Redaktion zurückgegeben werden.
Wird die Bearbeitung erfolgreich durchgeführt, dann kann die Mitteilung mit dem Button
und einem optionalen Kommentar als erledigt
markiert werden.
Bei der Bearbeitung von Mitteilungen wird der Absender durch das System mit EMails benachrichtigt,
sofern dies in den Benutzereinstellungen des Absenders nicht deaktiviert wurde.
Typischer Arbeitsablauf
Eintragen eines Einzelnachweises
Wenn ein einzelner Nachweis (z. B. über eine Mitteilung im System, s. o.) gemeldet wird,
werden vom Redakteur typischerweise die folgenden Schritte durchgeführt:
Nachsehen, ob bereits eine passende Quelle für den Nachweis existiert, durch verwenden der Suchfunktion
in der Liste der Quellen. Ggf. muss eine neue Quelle angelegt werden.
Dabei sollte ein Titel der Form „Fundmeldung von <Name>, <Ort>” verwendet werden. Es empfiehlt sich,
die Quelle auch gleich in die Lesezeichen aufzunehmen, wenn dies durch die Benutzereinstellung „Auto-Lesezeichen”
nicht sowieso passiert.
Nachsehen, ob bereits eine passende Ortsdefinition existiert. Dazu wieder die Suchfunktion in der Liste
der Orte verwenden. Bei gut umrissenen Orten (z.B. NSGs oder TKs) kann ein existierender Ort verwendet werden. Andernfalls
empfiehlt sich, einen neuen Ort anzulegen. Dabei kann ggf. die Adresse auf der Karte gesucht werden, oder
man kann mitgeteilte Koordinaten übernehmen.
Eintragen des Nachweises. Dies kann auf der Seite des Ortes oder der Seite der Quelle erledigt werden. Wenn der Ort bzw. die Quelle
bereits in den Lesezeichen enthalten ist, kann der Ort bzw. die Quelle schnell über diese Lesezeichen ausgewählt werden. Die restlichen
Daten des Nachweises können aus der Mitteilung übernommen werden. Ggf. kann nach Eintragen des Nachweises auch ein Belegbild
für den neuen Eintrag hochgeladen werden (Knopf in der Zeile des Nachweises).